رابطه بین یک مشاور روابط عمومی و مشتری آنها یک رابطه مهم است. چه یک فریلنسر کوچک، یک بوتیک، یا 10 مشاور برتر جهانی روابط عمومی، همه چیز به رابطه بازمی گردد. موفقیت یا شکست ترتیب کلی کسب و کار به آن بستگی دارد.
و در حالی که تیم روابط عمومی بیشتر مسئولیت مدیریت رابطه را بر عهده دارد، مشتریان نیز نقش اساسی در ایجاد آن دارند. در اینجا چند روش وجود دارد که یک مشتری می تواند به ایجاد یک مشارکت روابط عمومی قوی کمک کند:
- ضرب الاجل های محکم و واقع بینانه تعیین کنید. اطمینان حاصل کنید که هم مشتری و هم مشاور روابط عمومی درک درستی از این مهلت‌ها دارند. اطمینان حاصل کنید که ارتباط در مورد هرگونه تغییر در مهلت در هر طرف باز است.
- محتوا و مطالب تولید شده توسط آژانس را به طور واضح و به موقع بررسی کنید. هیچ چیز بدتر از “شباح” شدن پس از ارسال مطالب به مشتری برای بررسی وجود ندارد. شریک روابط عمومی را مجبور نکنید بازخوردها را دنبال کند.
- به شریک روابط عمومی خود منابع لازم را برای کار از جانب شما ارائه دهید. متخصصان روابط عمومی فقط به اندازه اطلاعاتی که دریافت می کنند خوب هستند، بنابراین به آنها اجازه دهید به کارشناسان و مدیران اجرایی موضوع، همراه با پیشینه کاری مرتبط برای انجام کارشان دسترسی داشته باشند.
- با تیم روابط عمومی با احترام رفتار کنید – همیشه. اگرچه ممکن است دیدگاه‌های متفاوتی وجود داشته باشد، اما اگر تیم روابط عمومی واقعاً یک شریک باشد، شایسته احترام هستند. با صداقت و صراحت ارتباط برقرار کنید.
- پیشینه شریک روابط عمومی در مورد تغییرات یا پروژه های سازمانی عمده. حتی اگر این تغییرات مستقیماً بر کار قراردادی تأثیر نگذارد، ممکن است از یک مشاور روابط عمومی در مورد سایر فعالیت‌های شرکت یا تجارت سؤال شود و باید آگاهی کافی برای پاسخ هوشمندانه داشته باشد.
- تشخیص دهید که آنها تنها مشتری نیستند که شریک روابط عمومی آنها دارد. مشاور ممکن است به بسیاری از مشتریان پاسخ دهد، اما با این وجود، این یک خیابان دو طرفه است و مشتری نیز باید احساس کند که برای او ارزش و قدردانی می شود.
- کارت “فوری” را فقط در صورت لزوم بازی کنید. اگر همه چیز اضطراری است، پس هیچ چیز اضطراری نیست. اما اگر واقعاً فوری باشد، کار آژانس حمایت از مشتری است.
- غافلگیری را حذف کنید. مشتریان از سورپرایز کردن خوششان نمی آید و تیم های آژانس هم دوست ندارند. خطوط باز ارتباط می تواند سوء تفاهم ها و اتفاقات غیرمنتظره را از بین ببرد.
- تیم روابط عمومی را به سازمان متصل کنید و امکان دسترسی به دیگر رهبران شرکت را فراهم کنید. تیم روابط عمومی زمانی مؤثرتر است که بتواند فرصت ها را ببیند و عملکرد کل سازمان را درک کند – نه فقط پروژه ای که در دست دارد.
- در مواقع مناسب تحسین کنید و به صورت سازنده انتقاد کنید. بله، مشاوران روابط عمومی برای وقت خود دستمزد دریافت می کنند، و بله، آنها همچنان از تشکر و قدردانی برای کاری که به خوبی انجام داده اند، قدردانی می کنند. به همین ترتیب، هنگامی که تیم روابط عمومی علامت خود را از دست می دهد، باید با توضیح و دقت ارتباط برقرار شود.
- بودجه کافی را برای تکمیل مؤثر برنامه روابط عمومی اختصاص دهید. هنگام برنامه ریزی یک برنامه روابط عمومی، ضروری است که بودجه کافی برای انجام آن به تیم داده شود. تلاش برای تغییر کوتاه بودجه برای ارتباطات معمولاً منجر به نتایج و نتایج کوتاهی می شود.
- در محدوده کار بمانید – یا مشارکت را به طور مشترک توسعه دهید. “خزش” دامنه یک چالش بزرگ برای شرکت های روابط عمومی است. اگر کار بیشتری خارج از محدوده فعلی مورد نیاز است، مشتری و مشاور باید با هم همکاری کنند تا یک محدوده و بودجه جدید ایجاد کنند.
- شریک روابط عمومی خود را به جلساتی دعوت کنید که باعث آموزش، اطلاع رسانی یا بهبود کار او می شود. حضور «در اتاق» برای گوش دادن به مکالمات مهم مشتری و جلسات برنامه ریزی باعث می شود تیم روابط عمومی فرصت ها یا خطرات ارتباطی اضافی را تشخیص دهد.
- شریک روابط عمومی را بسط تیم داخلی تبدیل کنید – هرگز یک فکر بعدی. بهترین کاری که یک مشتری می تواند برای تیم روابط عمومی خود انجام دهد این است که آن را درگیر کارها و تصمیم گیری های تجاری کند. «صندلی پشت میز» فرصت‌ها را ایجاد می‌کند، اصطکاک را کاهش می‌دهد و همسویی را برای شرکای روابط عمومی تضمین می‌کند.
در حالی که هر مشاور یا شرکت روابط عمومی بهترین شیوه‌ها و روش‌های مدیریت مشارکت مشتری را دارد، این عناصر مطمئناً باعث بهبود هر رابطه روابط عمومی با مشتری می‌شوند.
 |
 |
هندا میچل رئیس و بنیانگذار Inspire PR Group، یک شرکت ملی و چند خدماتی روابط عمومی است که دفتر مرکزی آن در کلمبوس، اوهایو قرار دارد. او نزدیک به 30 سال در آژانس های ارتباطی کار کرده است. هندا را می توان در Hinda@InspirePRGroup.com.
آخرین نکات PR، IR، بازاریابی و رسانه را در وبلاگ Business Wire دریافت کنید. امروز مشترک شوید!